Prodest
Redesenhando o E-Docs com a Prodest
Uma jornada de cocriação, empatia e capacitação para transformar a experiência do sistema de tramitação de documentos do Governo do Espírito Santo.
Uma jornada de cocriação, empatia e capacitação para transformar a experiência do sistema de tramitação de documentos do Governo do Espírito Santo.
O E-Docs é o coração da tramitação de documentos no Governo do Espírito Santo, um sistema vital utilizado por milhares de servidores diariamente. Apesar de sua importância, havia um consenso de que a experiência do usuário poderia ser significativamente aprimorada.
A Prodest, ciente desse potencial, convidou a Sempre Design para uma consultoria estratégica com um desafio duplo e ambicioso:
O objetivo não era apenas entregar uma nova interface, mas plantar a semente de uma cultura de inovação sustentável dentro da Prodest.
O grande diferencial deste projeto foi a sua abordagem sistêmica e imersiva. Para muitos na equipe técnica, os conceitos de UX eram uma novidade. Por isso, o processo foi cuidadosamente desenhado para ser uma jornada de aprendizado e colaboração.
A primeira etapa consistiu em workshops de conscientização, que serviram para alinhar todos sobre os conceitos fundamentais de UX e, principalmente, sobre a importância de colocar o usuário no centro de todas as decisões.
A verdadeira transformação aconteceu quando levamos a teoria para a prática. A equipe da Prodest saiu de seus postos de trabalho e foi a campo, visitando as secretarias que utilizam o E-Docs. Pela primeira vez, os desenvolvedores puderam conversar diretamente com os servidores, observar como a solução era utilizada em seu contexto real e sentir na pele as dores, as dificuldades e as necessidades de quem está na ponta.
Este mergulho empático foi a base para uma série de atividades colaborativas.
Todas as funcionalidades do E-Docs foram organizadas em um fluxo de serviço (Blueprint), dando a todos uma visão clara e completa do sistema.
Um evento que reuniu pessoas de vários órgãos e secretarias para, juntos, desenharem e prototiparem ideias para a solução ideal, com total liberdade criativa.
As funcionalidades e ideias geradas foram organizadas e discutidas em uma matriz de esforço vs. valor, permitindo que os próprios usuários votassem e ajudassem a decidir o que era mais relevante e prioritário.
Todo o conhecimento e colaboração gerados durante o processo foram consolidados em entregáveis estratégicos, que servem como um guia claro para a evolução contínua do E-Docs.
Todo o conhecimento e colaboração gerados durante o processo foram consolidados em dois entregáveis estratégicos, que servem como um guia claro para a evolução contínua do E-Docs.
Uma avaliação técnica e detalhada da usabilidade do sistema atual. Este documento apontou os principais pontos de fricção na interface com base em princípios consolidados de UX, oferecendo um diagnóstico preciso das oportunidades de melhoria.
Construído no Figma, este protótipo navegável materializa a nova visão para o E-Docs. Mais do que um novo layout, ele propõe uma interface com um padrão gráfico consistente, fluxos de trabalho simplificados e uma arquitetura de informação pensada para tornar a navegação mais simples e intuitiva para todos os perfis de usuário.
Um mapeamento completo de todas as funcionalidades do E-Docs, organizado em um fluxo de serviço visual que permite à equipe técnica e aos gestores compreenderem o sistema de forma holística e identificarem pontos de melhoria.
Documento estratégico que organiza as melhorias propostas por esforço de implementação versus valor para o usuário, permitindo que a Prodest tome decisões informadas sobre a sequência de desenvolvimento.
Os resultados do projeto transcenderam os entregáveis técnicos, gerando um impacto profundo e duradouro na equipe e na organização.
A equipe da Prodest não apenas recebeu uma solução, mas foi capacitada para pensar e construir com uma mentalidade de UX. Eles se tornaram multiplicadores desse conhecimento, aptos a aplicar os mesmos princípios em outros projetos.
O processo de cocriação alinhou técnicos e usuários em uma visão comum e empolgante para o futuro do E-Docs, o que gera engajamento e facilita a implementação de novas funcionalidades.
O projeto quebrou barreiras e criou um canal permanente de empatia e colaboração entre quem desenvolve e quem utiliza o sistema, deixando um legado cultural de valor inestimável para a Prodest.
Com a análise heurística, o protótipo de alta fidelidade e a matriz de priorização, a Prodest possui um roadmap claro e fundamentado para a evolução contínua do E-Docs, garantindo investimentos assertivos e resultados mensuráveis.
Levar os desenvolvedores para conversar com quem usa o sistema todos os dias foi transformador. A solução deixou de ser 'nossa' para ser 'deles', e isso muda tudo.